Nieuw systeem voor burgerzaken: sneller en beter voor het milieu

Dankzij intensieve samenwerking tussen gemeentelijke diensten, stadsdelen en leverancier Centric IT Solutions is dit omvangrijke IT project tot een succes geworden. Met het nieuwe Key2Burgerzaken systeem nemen efficiëntie van de werkprocessen en service voor de burger toe.

Het burgerzakensysteem beheert de persoons- en adresgegevens van alle
ingeschreven Amsterdammers. Het vorige systeem waamee persoons- en
adresgegevens werden verwerkt en verstrekt, het Gemeentelijk Bevolkingssysteem (GBS) was verouderd en zou met ingang van 2010 technisch niet meer ondersteund worden door de leverancier. Met de ingebruikneming van Key2Burgerzaken werkt Amsterdam nu met een modern systeem dat al in veel andere Nederlandse gemeenten wordt gebruikt. Het systeem maakt een uitwisseling van gegevens mogelijk tussen overheidsinstanties die deze gegevens gebruiken voor hun dienstverlening aan de burger.

Na anderhalf jaar van intensieve voorbereiding zijn in de afgelopen dagen in totaal 1,3 miljoen persoonslijsten van huidige en voormalige inwoners van de gemeente Amsterdam overgezet naar het nieuwe systeem.

De belangrijkste voordelen van dit nieuwe systeem zijn:

• Persoonsgegevens in het systeem worden niet meer bij iedere aanvraag handmatig ingevoerd; aktes en formulieren komen voortaan volledig ingevuld uit het systeem, waardoor de kans op fouten wordt verkleind.
• Alle documenten die binnen de gemeente worden gebruikt, zijn nu
  gestandaardiseerd. Dat betekent dat ieder stadsdeel identieke documenten uitgeeft. Dit vergroot de herkenbaarheid binnen de gemeente en het reduceert de drukkosten. In aanloop naar de fusie van de diverse stadsdelen is dit al een efficiëntieslag. 
• De gemeente heeft nu ook digitaal toegang tot de persoonsgegevens van alle gemeentes in Nederland. Hierdoor kan efficiënter gewerkt worden. Wanneer bijvoorbeeld een inwoner uit een andere gemeente zich in Amsterdam wil inschrijven, of in Amsterdam wil trouwen, dan kunnen de gegevens nu eenvoudig in hetzelfde systeem opgeroepen worden. De burger hoeft daardoor geen geboorteakte meer mee te nemen. Dit scheelt tijd en geld voor de burger. 
• Een groot voordeel voor de burger is ook dat men nu na opname in het burgerzakensysteem onmiddellijk is ingeschreven. Voorheen duurde de verwerking langer. Mensen die zich vanuit het buitenland in Amsterdam vestigden, konden daardoor bijvoorbeeld niet dezelfde dag een bankrekening openen. Dat is nu verbeterd. 
• Amsterdam is voorbereid op landelijke ontwikkelingen in het inwinnen, beheren en verstrekken van persoons- en adresgegevens.

Wat merkt de Amsterdammer hiervan?

Om de conversie mogelijk te maken, was de sluiting van de loketten Burgerzaken en bij de Dienst Persoons- en Geo-informatie en het Expat Center Amsterdam voor anderhalve dag nodig. Het was zo’n grote operatie dat dit niet in een weekend haalbaar was, ondanks dat dag en nacht werd doorgewerkt en al veel voorbereidende handelingen en tests hadden plaatsgevonden. Daarbij was grote zorgvuldigheid vereist en wilden de betrokken partijen er zeker van zijn dat burgers en bedrijven geen problemen zouden ondervinden bij de ingebruikneming. Spoedaanvragen werden tijdens de sluiting van de loketten afgehandeld volgens de noodprocedures die normaal gesproken al in de weekenden en op feestdagen gelden. De marechaussee heeft hierbij ook extra ondersteuning verleend.

De wachttijden kunnen de komende dagen iets langer zijn, zowel aan de balie als bij de verwerking van aanvragen via het Digitaal Loket. Dit wordt veroorzaakt door de sluiting van de loketten en doordat de medewerkers ondanks de uitgebreide training en oefenperiode nog moeten wennen aan het nieuwe systeem. Met het tijdelijk inzetten van extra personeel wordt geprobeerd de wachttijd zo veel mogelijk te beperken.

Feiten en cijfers

• 767.000 inwoners
• 177 nationaliteiten
• 135.000 verhuizingen per jaar
• 150.000 identiteitsbewijzen per jaar
• 12.000 geboortes per jaar
• 3.800 huwelijken per jaar 
• 34.000 nieuwe vestigingen per jaar 
• 65.000 mutaties in de persoonslijsten per jaar 
• 340.000 uittreksels per jaar

Gebruikers: ongeveer 400 verdeeld over 14 stadsdelen, de Dienst Persoons- en Geoinformatie en het Expat Center Amsterdam.

Documenten:

• Ruim 265 documenten zijn omgezet en gestandaardiseerd naar de uniforme Amsterdamse huisstijl.
• Het papierverbruik wordt gereduceerd doordat aktes, uittreksels en andere documenten nu volledig ingevuld vanuit Key2Burgerzaken worden geprint. De voorraad papier wordt beperkt tot drie soorten (logopapier, blanco papier en waardepapier).

Over Centric en Key2Burgerzaken

Key2Burgerzaken van Centric wordt gebruikt door 209 gemeenten in Nederland met een totaal inwoneraantal van 10 miljoen. Daarnaast is het systeem onder de naam PIVANobo in gebruik op de zes eilanden van de Nederlandse Antillen en Aruba. Centric is daarmee marktleider in het segment van IT systemen ten behoeve van de Gemeentelijke Basis Administratie en de Burgerlijke Stand.

Kwaliteitsmedewerker Burgerzaken stadsdeel Centrum Jan Mooy toont burgemeester Job Cohen werking  nieuwe burgerzakensysteem.