Sluiting termijn aanvragen subsidies kunstenplan

Een week voor deze sluitingstermijn leek alles op de afdeling Kunst en Cultuur zijn gangetje te gaan. Er waren op dat moment nog maar vier aanvragen ontvangen. Lichte onrust maakte zich intussen wel meester van onze collega's op de Vijzelstraat. Ze verwachtten er ten slotte een paar honderd! Nog een week te gaan!

Dinsdag 31 januari naderde met rasse schreden het uur U. In De Bazel werd een balie ingericht waar aanvragers op de valreep hun laastste papierwerk in konden leveren. Het handtekeningenformulier. De rest kon dit jaar voor het eerst volledig digitaal worden ingevuld. De balie werd bemand door het voltallige team van de afdeling Kunst en Cultuur. Zo werd er gezamenlijk een krachtsinspanning van formaat geleverd. Want druk, dat werd het.

Tussen 16.00 en 17.00 uur kwamen nog tientallen mensen met hun handtekeningpapieren aanzetten. Om de wachttijd aan de balie te veraangenamen, werden er hapjes en drankjes geserveerd. Dat werd door aanwezigen bijzonder op prijs gesteld. Een aanvrager: "Ja, leuk dat de gemeente dit doet. Ik zie het ook een beetje als een netwerkbijeenkomst. Ik heb net al een aantal collega's van andere kunstinstellingen gesproken. Ik ga zo nog even verder netwerken. Maar eerst van dit formulier af zien te komen, pfffff......."

"Pfffffff" was tot de klok van 17.00 uur vervolgens nog vele malen te horen. Gewapend met ontvangstbevestiging kwamen aanvragers terug van de balie. Gelukt! En precies binnen de gestelde termijn.

Over het algemeen waren aanwezigen zeer goed te spreken over de gang van zaken rond de aanvraag van subsidies. Veelgehoorde geluiden:

"Super dat het tegenwoordig digitaal kan. Dat is echt fijn!"
"Ik ben zeer correct te woord gestaan door de medewerkers van Kunst en Cultuur. Zeer klantgericht. Mijn vragen werden snel beantwoord. Ik werd heel snel teruggebeld."
"De digitale aanvraagformulieren zijn klantvriendelijk. Er is over nagedacht. Je kunt op elk moment een stapje terug in het systeem, om later nog aanvullende informatie in te vullen."

Enkele kritische geluiden waren er ook wel.
"Ik ben een bijzonder klein gezelschap en heb geen personeel in dienst. Lastig om dat in te vullen, want er wordt wel gevraagd naar het personeel dat ik heb rondlopen. Tja, tijdens mijn producties staan er tientallen artiesten op het podium. Vast niet de bedoeling dat ik dat invul. Dat heb ik dus ook niet gedaan."
"De ruimte voor toelichting op de samenvattingsformulieren was wel klein! Vooral bij samengestelde vragen leverde dat problemen op. Ik had dingen graag wat uitgebreider willen uitleggen."
"Ik kreeg het niet voor elkaar om tabellen in te laden".
Kanttekeningen dus, die vooral betrekking hebben op de techniek.

Om 17.00 uur is het dan uiteindelijk allemaal gebeurd. De collega's van Kunst en Cultuur kunnen even ademhalen. Maar niet voor lang. De komende week is er gezamenlijk nog een hoop werk te verzetten.

De stand van zaken op 1 februari 2012? Er zijn uiteindelijk totaal 197 aanvragen ingediend. Minder dan voorgaande jaren. Is daar een rede voor? "Misschien wel een teken dat wij ons voorwerk goed hebben gedaan", vertelt een collega mij. "In de nota hebben we het hele proces goed uit proberen te leggen. Het was wel duidelijk dat er niet onbeperkt meer kon worden ingediend."

Of de Amsterdamse aanvragers dat laatste inderdaad hebben begrepen, zal de komende week blijken. Deze week stort het team K&C zich op de binnengekomen aanvragen. De aanvragen worden vervolgens gecheckt op ontvankelijkheid. En op onvolkomenheden. Bij twijfel moeten de instellingen worden nagebeld. Uiterlijk 7 februari a.s. worden alle aanvragen ter advisering voorgelegd aan de Amsterdamse Kunstraad. De Kunstraad moet op haar beurt uiterlijk 15 juni 2012 een advies uitbrengen, waarop in het najaar de nodige beslissingen op bestuurlijk niveau genomen zullen worden.